关于SAP搭建与应用的一点小心得

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关于SAP搭建与应用的一点小心得

李冬玉 / 2018-08-07 49 0 文字 大 正常 小

标签：SAP 会计信息化 管理会计

声明：本文由会说作者撰写，观点仅代表个人，不代表中国会计视野。文中部分图片来自于网络，感谢原作者。

导读：三分软件，七分实施，十二分管理，一针见血的指出了ERP的实施和后续规范操作与管理的重要性。

SAP系统作为全球使用第一的ERP软件，在大型企业实施中效果显著，华为、海尔、蒙牛、良品铺子等都通过SAP的实施而提升了运营管理或创新能力，加速了业务的智能化，实现了企业卓越的运营管控能力。但SAP的复杂程度也和它的名气一样“货真价实”，且不论体系的搭建和规则设计，仅操作层面，如果没有经过培训很难像国内其他软件那样轻松上手。

一、初识SAP

刚开始接触SAP， 一向对于信息系统应用比较自信的我打开系统时也觉得大脑发蒙，和国内软件完全是两个套路，菜单里除了收藏一些常用的事务功能外，全是毫无规律的事务代码，想在系统里查找点数据感觉都是困难，更不要说通过查看全部操作界面和功能来大致了解整个系统了。而除了SAP蓝图文档和一个关于FICO简单介绍的PPT外再无其它可供参考学习的资料。那种对系统熟练驾驭的优越感顿时跑得无影无踪。在对部门业务摸底访谈时大家对一年多来SAP应用心得和评价多是觉得它不仅操作无比繁琐，难用还老出错。于是抽时间抓紧恶补相关知识，反复学习SAP蓝图文档。

随着对系统的慢慢熟悉和不断深入了解，对SAP的认知也不断更新。SAP功能非常强大，只觉得有太多太多的功能有待去学习和研究。这个时候再反过来学习SAP业务蓝图又有了不同的感悟和收获。在这里真诚感谢上海马克华菲财务陈总的热心解惑！他对信息系统的熟练和专业程度一度让我误解他是专业的信息技术专家。

想对SAP有全面清晰的认知，只有花时间来了解它，从SAP与国内软件的差异，体系的搭建，大致结构与模块，到每个模块的功能和大致包含内容及操作。尤其是事务代码，什么是事务代码，它有什么规律，为什么国内软件没有事务代码而SAP会有，这背后的逻辑又是什么？…越看越觉得SAP内容繁多！同时它又是定制性智能软件，为企业提供端到端商业解决方案，通过对企业流程优化来达到提升管理水平，通过智能功能实现业务流程的自动化。所以，即使想要弄明白各功能与模块的操作也必须要花费大量时间学习与沉淀钻研。

在管理功能上，它有12个系统模块，企业可以根据需要选择。和国内大多软件不同的是SAP系统各模块的灵活性非常强，可以根据企业需要和业务流程进行定制与开发。所以相同模块在不同企业会有不同的流程。和家具定制一样，不同的项目实施顾问搭建的系统体系差异非常大，它更考验实施顾问的专业水准。SAP的实施都是外包的，所以实施企业和实施顾问的选择对SAP系统能否成功使用至关重要。

SAP系统模块

12个模块中每个模块都有若干系统组成，相同的模块会因企业的不同而内容不同。不同的系统会由相应的部门进行操作。若干系统里又由更多的事务组成，每个具体事务对应一个事务代码，直接输入事务代码可以快速进入该事务的操作界面。比如MM模块主要包括物料需求计划、物料主数据、采购、库存管理、仓库管理、发票校验、后勤信息系统等几个组成部分。由于可定制性和各个顾问逻辑思维的不同，也有将发票校验划入FI模块的。根据组织架构和部门分工，采购系统一般由采购部门负责操作，库存管理、仓库管理一般由物流中心负责操作，发票校验一般由财务部门操作，基本信息一般由数据中心操作。再比如FICO中的应付会计操作处理系统中的发票总览事务，对应的事务代码为MIR6，显示凭证事务对应的事务代码为FB03。据说SAP的事务代码有十万之多，虽然没有验证但也间接说明了SAP操作的复杂性。

二、关于系统体系的搭建和流程设计

SAP是一款定制化很高的系统，它是以流程为中心的架构，有高度的灵活性。SAP的扩展性也非常好，可以根据需要开发高端智能系统，也可以和POS、卡券管理等其他系统对接。如果体系设计搭建不科学的话，会造成后续使用操作中的不便和错误。

比如对于集团公司或下属分公司多的企业是设置成一个Client还是多个Client，对于同一个Client下的公司是先定义会计科目再定义公司还是先定义公司再定义会计科目非常关键。如果设置不好，会造成后续使用中难以挽回的失误。

对于集团公司或分公司众多的企业如果单独设置多个Client，由于每个Client在与其他业务、组织、技术等方面与其他Client都是独立的，有各自的主数据和数据库表，则无法生成合并报表。

而同一个Client下的公司如果先定义会计科目再定义公司则会导致多个业务不同的公司共用一套会计科目，各公司共用供应商、客户系统，不仅操作起来非常不方便，从商业秘密的角度也存在一定的内控风险。共用供应商、客户系统清账时会出现跨利润中心清账，导致资产负债表不平，并且因为几家公司共用一套会计科目导致各公司间发生的内部往来等关联交易无法抵销，合并报表出现各个公司数据简单相加而无法抵销关联交易的错误等现象。在设置时为了保证合并报表数据的一致性和可合并性，各公司必须使用相同的会计科目表和会计年度。

设置时还要充分考虑公司代码的设置，因为它是FI模块最核心的数据，其他模块产生的会计记录都最终转化为公司代码层次的财务记录进入FI模块了。因此，其他能够产生财务记录的模块自身的特有组织单元都与公司代码有适当的关联规则。

SAP之所以有很强的定制性，是为了优化和改善使用单位的业务流程并尽量自动化。如果只是按照原来的业务流程实施SAP，企业只是换了一个新系统，并没有从根本上解决存在的业务问题，达到提升管理能力和打造智能企业的目的。

三、规则体系的设计

在所有ERP的应用中，规则体系的设计都至关重要。规则体系的设置除了考虑系统本身的逻辑关系、有正确和完整的分析逻辑思路外，更要全盘考虑公司实际业务。要知道SAP能做什么,怎样去做，如何建立实务流程与系统流程的映射关系，才能尽量避免因体系设置不当导致的错误和分析问题的逻辑出现的问题。

如果前期设置不科学合理，会给后续使用中造成诸多不便和错误。比如SAP中MM模块的物料类型，SAP的物料类型是在client级别中定义的，不能根据不同的公司或工厂来进行更进一步的区分。这就导致了我们在实务中如何划分才不会在后续操作中出现错误。必须在规则设计时要搞明白原材料、半成品、产成品、包装物、商品等物料类型，究竟代表了什么涵义？物料类型该怎样划分？每种类型该包含哪些物料？定义物料类型和创建物料选择物料类型的时候，要全面充分考虑。

又比如在一个Client下，要统一会计科目、组织、核算规则、报表体系等。按照既定的原则规律进行设置，以达到系统可以正确提供不同纬度、不同需求的一系列的财务报表、管理报表和能处理复杂的股权关系、关联业务的合并报表。

又比如FICO模块，怎样创建公司代码、会计科目、定义会计年度变式、创建信贷控制范围，创建的会计科目表、会计年度变式、信贷控制范围怎样分配给公司代码。对会计科目怎样定义具体科目和定义会计科目中的重要参数-科目组。科目组控制所属科目允许的编码范围，控制对于一类科目，哪些参数是必须维护的，哪些是不能维护的。对其输入控制怎样进行设置。定义要转入的留存收益科目等。

规则体系搭建合理，才能避免使用时操作中的诸多错误和麻烦，真正实现将事务性的、大量重复性的工作内容准确高效的实现自动化，否则，会因为使用中的问题需要增添额外的工作量或人员而达不到简捷高效的目的。

四、培训的重要性

上了SAP系统的企业都知道它的实施过程有多复杂，主要是SAP本身够复杂。比如SAP中的MySAP产品是通过复杂的参数表及层层定义来实现各种功能的。系统可以通过6000 个“开关”设置来调整软件的业务流程。例如对采购定单下达的过程进行管理，SAP需要预先定义，先定义定单特征码，再定义相应的特征、分类、下达组、下达编码、下达标志、下达策略、工作流标志等，再通过一系列规则表值的设置，才能实现采购定单批准下达的过程。如果需要修改订单下达过程，则必须从定单特征码开始修改。

所以，SAP实施的效率与质量与培训是否到位有很大关系。如果实施顾问觉得给用户培训那么多细节很麻烦，直接把所有配置都调整到位，系统达到可用状态，教给各个岗位掌握自己需要操作的那几步，然后再提供一个操作手册，或者让企业自己来编制操作手册。这样越是到了大规模推广时实施顾问越头痛，根本不能走开，一走开就出问题，并且是大量的出问题。三分软件，七分实施，十二分管理，一针见血的指出了ERP的实施和后续规范操作与管理的重要性。企业花了不菲的价钱买了SAP软件后，能否用得好除了和前期体系搭建有关就是人员操作问题了。即使体系搭建合理，对于操作复杂的SAP系统也会因人员不当操作而频出问题。

所以重视软件培训，让各岗位操作人员熟练应用软件，更能体现一个好的实施顾问的价值和软实力。

在这里顺便吐槽一下SAP的商业模式。稳赚不赔、风险最低。风控、产品定位和宣传做的非常到位，明确SAP在软件行业的高端地位，明确自身、合作伙伴不同的权责利，只负责保证产品质量，而系统实施不成功的风险则由合作伙伴与实施企业自己承担。SAP实施失败与SAP自身没有关系，与合作伙伴提供服务的质量即实施顾问的水平有关，与用户自身的管理能力有关。

SAP算是软件行业里的奢侈品，它除了管理性能外，也是企业达到一定规模和实力的象征。因为它不仅购买价格贵，每年后续的使用和服务费肯定够买一款不错的国内ERP系统了，从性价比的角度，一般的企业根本用不起或不愿用。


http://shuo.news.esnai.com/article/201808/178425.shtml